Stel, je hebt aan het begin van de week een planning gemaakt met daarop alle taken die je deze week wil uitvoeren. Deze lijst bestaat uit je doorlopende werkzaamheden en het werken aan aankomende deadlines. Je leest je e-mail, voert enkele actiepunten gelijk uit, besluit om voor je vergadering even koffie te drinken en op Facebook te kijken, waarna je naar de vergadering gaat. De daaruit voortgekomen actiepunten voer je ook gelijk maar uit en daarna ben je een half uur bezig met het helpen van een collega die een vraag stelt waar jij ook vrij weinig mee kan. Vervolgens doe je daarover uitgebreid je beklag bij een andere collega waar je goed mee kan opschieten. Zo gaat de week voorbij. Aan het eind van de week kijk je nog eens naar je planning om te zien hoe ver je bent opgeschoten, maar tot je grote schrik concludeer je dat je maar een paar punten hebt kunnen afvinken. En dat terwijl je het zo druk hebt gehad! Hoe kan dat toch?
Waarschijnlijk komen een aantal punten uit dit voorbeeld je wel bekend voor. Nu je het hier zo ziet, kun je vast wel inzien waar het fout is gegaan. Helaas zijn veel mensen geneigd om in deze situatie sneller te werken of langer te gaan overwerken. Het is beter om het probleem bij de bron aan te pakken en slimmer te gaan werken. Dat doe je door je time management te verbeteren.
Wat houdt time management in?
Time management gaat over de manier waarop je met je tijd omgaat. Meestal gaat dit over je werk, maar je kunt time management uiteraard ook in andere aspecten van je leven toepassen. Beter omgaan met de tijd die je hebt begint bij het in kaart brengen van wat er precies moet gebeuren. Tijdens de workshop time management die je bij Coachpraktijk Achterhoek kunt volgen, leer je vervolgens hoe je deze taken op volgorde van belang en urgentie kunt onderverdelen. Daarbij gebruiken we onder andere de Eisenhowermatrix, een model dat de 34e president van de Verenigde Staten ontwierp om zijn werkzaamheden goed te kunnen overzien en hierdoor betere prioriteiten te kunnen stellen.
Wanneer we terugkijken naar het voorbeeld waarmee deze blog begon, maakt de Eisenhowermatrix al snel inzichtelijk waar de ruimte voor verbetering ligt. Het oppakken van punten uit de meeting was waarschijnlijk belangrijk en urgent. De doorlopende werkzaamheden zijn belangrijk maar niet urgent. Het werken aan je aankomende deadlines is belangrijk en nu misschien niet zo urgent, maar later wel. De collega die je hulp vroeg was urgent maar niet belangrijk, en het klagen bij je andere collega en je Facebookpauze waren zowel onbelangrijk als niet urgent. Door alles wat je op een gemiddelde dag doet op die manier te sorteren, zal je al snel opvallen dat je veel meer tijd besteed aan onbelangrijke taken dan je zou willen. Nu je dit weet, kun je daar iets aan gaan doen.
Zo ga jij beter met je tijd om
Het liefst wil je natuurlijk werken aan taken die belangrijk en al dan niet urgent zijn. Lukt het je om goede planningen te maken en je daar ook daadwerkelijk aan te houden, dan zul je merken dat je steeds meer werkt aan taken die wel belangrijk, maar niet urgent zijn. Dat komt omdat deze taken nu niet meer zo lang blijven liggen dat ze vanzelf urgent zijn geworden. Natuurlijk zullen er altijd spoedklussen tussendoor komen, maar daar kun je rekening mee houden door marges op te nemen in je planning of door vaker nee te leren zeggen en taken te gaan delegeren.
Op deze manier klinkt time management waarschijnlijk erg logisch, maar makkelijker gezegd dan gedaan. Efficiënt werken vereist namelijk ook dat je goed met je collega’s communiceert en dat je je eigen valkuilen kent en weet hoe je daarmee om moet gaan. Denk bijvoorbeeld aan uitstelgedrag, concentratieproblemen of gevoeligheid voor afleiding.
Wanneer je meer wilt weten over time management en wil leren hoe je dit praktisch kunt toepassen in jouw situatie, is het volgen van de workshop time management zeker het overwegen waard. Coachpraktijk Achterhoek biedt deze workshop aan als teambuildingactiviteit, maar kan ook individueel met je aan de slag gaan. Voor meer informatie over deze workshop, om gelijk kennis te maken of een offerte aan te vragen, kun je vrijblijvend contact opnemen.
