Efficiënt omgaan met de tijd die je hebt, het blijft voor veel mensen lastig. Er zijn oneindig veel dingen die je met je tijd zou kunnen doen, maar feit blijft dat er maar 24 uren in een dag zitten en dat je daarvan idealiter niet meer dan acht aan je werk besteedt. Daarom kan het helaas wel eens voorkomen dat je meer werk hebt dan je in je werktijd kunt doen, dus voel je je soms gedwongen om over te werken. Herkenbaar?
Of valt die enorme workload eigenlijk wel mee, als je eens kritisch naar je takenlijst en je manier van werken kijkt? Vaak is er een hoop tijdswinst te boeken wanneer je simpelweg beter omgaat met de tijd die je hebt. In deze blog deel ik mijn belangrijkste tips om je timemanagement te verbeteren.
Wees proactief!
Jij hebt de touwtjes in handen wanneer het op je eigen leven aankomt. Je hoeft de gebeurtenissen die jou beïnvloeden niet passief te ondergaan. Je kunt wellicht niets doen aan de externe invloeden op hoe je je werkdag inricht, maar wel aan hoe je ermee omgaat. Zo kun je er bijvoorbeeld weinig aan doen dat jouw collega’s je vaak even nodig hebben voor een korte vraag. Nou kun je dit passief accepteren en je telkens uit je concentratie laten halen, maar je kunt er ook voor kiezen om met je collega’s af te spreken dat ze je alleen op vaste tijdstippen mogen storen of dat ze hun vragen op de mail moeten zetten. In mijn blog over de Cirkel van Invloed en Betrokkenheid lees je meer over het belang van een proactieve levenshouding.
Stel de juiste prioriteiten
Time management begint bij het vastleggen van de taken waar je aan wilt werken, op volgorde van prioriteit. Daarvoor kun je de Eisenhowermatrix gebruiken. Dit model ontwikkelde de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. In deze matrix verdeel je je taken in vier categorieën: belangrijk en urgent, belangrijk en niet urgent, onbelangrijk en urgent, en onbelangrijk en niet urgent. Over het algemeen zijn je doorlopende werkzaamheden belangrijk en niet urgent, maar worden ze wél urgent als je ze te lang laat liggen. Wanneer je weet welke taken belangrijk zijn, kun je op basis daarvan een goede planning maken. Wil je meer weten over de Eisenhowermatrix? Lees dan mijn andere blog over time management.
Geen to do list, maar een dagplanning
Elke dag zou moeten beginnen met het maken van een plan. Wat ga je precies doen die dag? Op welke volgorde? Hoe lang denk je daarover te gaan doen? Wees daarin specifiek en realistisch. Een to do list telt niet als vervanger voor je dagplanning! Deze kun je er wel bij pakken terwijl je je dagplanning maakt, maar wees streng voor jezelf en werk verder de hele dag vanaf je dagplanning. Uiteraard geldt hier dat je je taken inplant op volgorde van prioriteit.
Gebruik een agenda
Een agenda brengt rust en overzicht. Noteer hierin zowel je afspraken als je taken. Daar kun je een papieren agenda voor gebruiken als je dat fijn vindt, maar overweeg ook eens om een digitale agenda te gebruiken. Een voordeel hiervan is dat je deze deels toegankelijk kunt maken voor je collega’s, waardoor zij eenvoudig kunnen zien wanneer je niet gestoord mag worden. De tijd waarin je ongestoord wil werken, kun je eenvoudig blokkeren. Mede door deze optie maakt een gedeelde online agenda op kantoor het inplannen van meetings stukken makkelijker.
Zeg gerust nee
Laten we eerlijk zijn, diep van binnen willen we allemaal graag aardig worden gevonden en we vinden het ook fijn als anderen ons helpen als we zelf een probleem hebben, dus is het niet meer dan redelijk als we ons zelf ook behulpzaam opstellen. Dat heeft helaas soms het gevolg dat we extra taken aannemen die we er eigenlijk even niet bij kunnen hebben. Het is echter niet erg om ook eens nee te zeggen. Denk voor je ergens ja tegen zegt eerst even na over de impact die dit heeft op je planning en werkdruk. Had je het eigenlijk al best druk of weet je dat je het druk gaat krijgen als je nu niet met je eigen planning verder gaat? Zeg dan gerust nee wanneer iemand iets van je vraagt.
E-mailmanagement
Het feit dat we 24/7 bereikbaar kunnen zijn, betekent niet automatisch dat we dat ook moeten zijn. Je hoeft echt niet de hele dag je inbox in de gaten te houden en onmiddellijk op elke e-mail te reageren. Je haalt jezelf daarmee steeds opnieuw uit je focus en er gaat onnodig veel tijd in zitten. Spreek daarom met jezelf vaste tijden af waarop je je e-mail checkt. Zet dit eventueel in je e-mailhandtekening, dan weten collega’s en klanten ook waar ze aan toe zijn. Als iets écht dringend is, dan bellen mensen wel of komen ze even naar je bureau.
Gebruik de Pomodorotechniek
Vind je het moeilijk om je aandacht bij je werk te houden? Probeer dan eens de Pomodorotechniek. Daarbij kies je telkens een taak waar je 25 minuten aan gaat werken. Daarvoor zet je een timer. Is je timer afgelopen? Dan neem je vijf minuten pauze. Vervolgens kies je opnieuw een taak voor de komende 25 minuten en werk je weer verder. Dat mag best de taak zijn waar je voor je pauze ook al mee bezig was. Het gaat er namelijk niet om dat je al je taken in 25 minuten afmaakt, maar dat je er met focus aan werkt. Nadat je drie van deze “pomodoros” hebt gedaan, mag je een langere pauze nemen, bijvoorbeeld 15 of 30 minuten.
Plan buffers tussen je taken
Maak je planning nooit té strak. Sterker nog, je kunt het best extra tijd inplannen aan het eind van elke taak. Door een tijdsbuffer in te bouwen tussen al je taken, kun je net iets flexibeler te werk gaan. Door de buffers voorkom je dat je hele planning in de soep loopt wanneer een van je taken langer dan verwacht bleek te duren, je collega met een spoedvraag tussendoor kwam of een vergadering uitliep. Ging alles wel zoals gepland en heb je de buffers niet nodig gehad? Dan heb je vandaag tijd over om alvast vooruit te werken, je collega’s ergens mee te helpen of even een ommetje te maken.
Gebruik de MINI methode
Het kan altijd gebeuren dat een collega toch naast je bureau staat, dat je toch wordt gebeld voor een spoedklus of dat iets anders ineens je aandacht vraagt. Voordat je alles laat vallen om dit op te pakken kun je eerst de MINI methode toepassen.
Daarbij stel je jezelf vier keer dezelfde vraag, maar telkens met een andere nadruk: Moet ik hier nu iets mee? Moet dat of is het optioneel? En moet ik hier nu iets mee of kan een ander het doen? Moet ik dit nu onmiddellijk oppakken of kan het ook later? En tot slot, moet ik hier nu iets aan doen of heeft het eigenlijk helemaal geen aandacht nodig?
Als het antwoord op de vraag vier keer nee is, dan doe je er niks mee en ga je door met je planning. Moest je ergens ja op beantwoorden? Dan stel je jezelf wat vervolgvragen om deze nieuwe taak te concretiseren en in je planning op te nemen. Ga na wat de taak precies inhoudt, hoe lang het gaat duren, wanneer het af moet zijn en wanneer je het wil gaan doen. Zo kun je de taak invoegen in je planning en bied je ook duidelijkheid voor de andere betrokkenen.
Aan de slag!
Hopelijk helpen deze tips je op weg bij het vormgeven van een efficiënte werkroutine die beter bij jou, je werkomgeving en je takenpakket past. Heb je ergens vragen over of wil je nog meer leren over timemanagement? Overweeg dan eens om een coach in te schakelen. Coachpraktijk Achterhoek biedt zowel persoonlijke coaching als teambuildingworkshops over timemanagement. Neem gerust contact op voor de mogelijkheden.
